Criterios del descarte y procedimientos posteriores a su realización

El Descarte: una propuesta para la colección adecuada de información.

Artículo de revisión bibliográfica.

Resumen.

Las bibliotecas son un acervo muy importante de información en constante dinamismo, se debe tomar en cuenta que la actualización de la misma es fundamental para el logro de los objetivos que se tienen en cuanto a la calidad y utilidad que tiene dependiendo del área en la que se enfoca.

Es de suma importancia tomar en cuenta el crecimiento y desarrollo de las colecciones, las cuales repercuten en la calidad de contenidos que la biblioteca ofrece, el objetivo del presente artículo es determinar la importancia de cada uno de los volúmenes ofertados, para así comenzar el proceso de descarte teniendo como finalidad el ahorro de tiempo y esfuerzo en la lectura de documentos primario.

Es necesario tomar en cuenta cada uno de los puntos que contiene el proceso de descarte para lograr hacer una depuración objetiva y con resultados positivos para el cumplimiento de objetivos temáticos de la unidad de información. 

Introducción. 

Una de las dificultades en las que se encuentra inmerso el bibliotecario en la búsqueda y selección de información pertinente, óptima y eficaz para el usuario, es la acumulación obsoleta de una diversidad de recursos que fomentan indagación, rezagos relacionados con la ausencia de descartes continuos que favorezcan activamente, la renovación de bibliografía centrada en las necesidades u objetivos de la biblioteca.

Hacer uso de la técnica de descarte en función de las finalidades planteadas por la comisión interna del espacio bibliotecario, prevé tomar actitudes en pro de la actualización de la información ofrecida al usuario, por tal motivo, optar por la desatención de este aspecto, generará un impacto negativo y significativo en la población que acude a la consulta cotidiana de material específico. En el presente documento expongo una diversidad de ideas relacionadas a las metodologías de selección y depuración de materiales bibliográficos que conforman la estructura interna del espacio bibliotecario. 

Es importante considerar que la evolución del proceso logístico de discriminación de recursos, favorece el desempeño de las funcionalidades que otorgan esencia al desarrollo de las actividades características del lugar de consulta.

La directriz que otorga un cimiento para la generación de ideas expuestas en el análisis de la información, parte de un objetivo concreto, el cual determina los valores primordiales para la presentación de datos resumidos a partir de un tema o problema eje, teniendo como consecuencia, el ahorro de tiempo y esfuerzo en la lectura de documentos primarios.

El aspecto metodológico elegido para consolidar los argumentos que presento como parte del análisis teórico de los conceptos que engloban el manejo de recursos bibliotecarios con base a las necesidades de una población específica, centra atención en una revisión de tipo descriptiva, misma que alude a la representación seleccionada de datos que permitan al lector, la comprensión del tópico determinado.

Metodología

Una vez seleccionado el subtema, se estableció el objetivo del artículo de revisión bibliográfica que es; identificar y evaluar los criterios de descarte para optimizar su proceso.

Para la recopilación de información se realizó una búsqueda en diferentes fuentes bibliográficas, así como también documentales, tomando como concepto principal el descarte de información y características de la misma, posteriormente, se hizo una depuración con la finalidad de seleccionar únicamente aquella que hablara de ideas principales y abonaran la fundamentación.

De igual manera, fue posible incursionar en distintos sitios web que abonaron significativamente a la consolidación de los conceptos clave derivados del análisis del descarte bibliográfico, generando a partir de ello, la aplicación de resúmenes o síntesis textuales que favorecieran la comprensión y escritura de la temática.

Las palabras clave utilizadas para la búsqueda de información fueron:

Descarte AND, Criterios AND, Bibliotecas públicas, AND México”

“descarte OR expurgo AND criterios AND material bibliográfico”

Primordialmente se optó por utilizar una terminología de fácil comprensión, de acuerdo a los aspectos que se retoman y al objetivo planteado, enfocado al beneficio de las bibliotecas públicas, sin dejar de lado que estos criterios deben analizarse de forma subjetiva, dicha metodología tiene como finalidad abarcar cualquier área en que se necesite dicho procedimiento.

La bibliografía seleccionada es de autores latinoamericanos, son archivos electrónicos y contienen información confiable.

Se seleccionaron los siguientes recursos:

1.- El descarte bibliográfico. Consejo Nacional para la Cultura y las Artes (CONACULTA) (2005).

2.- Descarte de documentos: una propuesta metodológica para bibliotecas (2015). Autoras: Gabriela Mansilla y Marcela Verde.

Resultados. 

El descarte bibliográfico hace alusión a la evaluación de la colección de libros o artículos con la finalidad de depurar todos aquellos que están obsoletos, deteriorados o tienen alguna falla de edición, suele relacionarse con el expurgo, que significa saber elegir el material que ya no formará parte de la colección existente; según Tejerina & Villarroel (s.f.) es una “operación técnica de evaluación crítica de la colección con el objeto de retirar los materiales”. 

Como primer momento, se realiza una evaluación general, seguida de un examen individualizado hecho por expertos en la temática para después determinar el tipo de información y verificar el destino del material.

A partir de que se haya establecido la necesidad del descarte, se pasó a definir los criterios de elección para llevar a cabo dicho proceso, mismo que puede ser de contenido, físicos o de funcionalidad; éstos pueden ser flexibles, en cuanto a la función que cumple cada obra en el conjunto de la colección.

1.- El descarte bibliográfico: se muestran el proceso de descarte y los criterios que se siguen para realizarlo en las bibliotecas públicas de México.

Especificando punto por punto cada uno de los criterios.

En lo general el desarrollo de los criterios de descarte se muestra de forma clara y precisa, sirviendo de apoyo al personal responsable de llevarlo a cabo, siendo importante que estos se realicen tomando en cuenta las condiciones y situaciones que presentan cada una de las bibliotecas. A continuación se muestran los criterios seleccionados en el tema.

De contenido:

Material de descarte definitivo:

Obsoleto o desactualizado: contenido sin vigencia y sin una utilidad actual.

Folletos y trípticos: Contienen información propagandística.

Publicaciones periódicas: cuando son números únicos o descontinuados.

Material de reubicación:

Baja o nula consulta: cuando no afecten el equilibrio temático o limiten la propuesta de lectura de la biblioteca.

Ajeno a los objetivos de la biblioteca: no corresponde a las necesidades.

Físicos / ambientales:

Material de descarte definitivo.

Mal uso: mutilados, desencuadernados, rayados, sucios y estropeados.

Deterioro por agentes naturales: agentes ambientales o por el tiempo.

Funcionalidad en el servicio:

Material de reubicación.

Exceso de ejemplares: excede las necesidades y ocupan un espacio.

Obras de gran formato: carece de utilidad y sin espacios para consulta.

Material de descarte definitivo.

Problemas de edición: impresión deficiente, impiden la lectura, son copyright, no dar servicio por no contar con el registro federal de derecho de autor. 

Engargolados: se desprenden hojas, evaluar la importancia de su contenido.

2.- Descarte de documentos: una propuesta metodológica para bibliotecas: las autoras de este artículo desarrollan una propuesta metodológica que permita la realización del descarte, además sugieren la realización de indicadores para evaluar los resultados.

Está propuesta me parece interesante porque permite la organización técnica y operativa para distribuir, reacomodar y reorganizar el material, dando un tratamiento especial a los materiales de donación y además se cuenta con la libertad de decidir el destino que crean conveniente para el material.

Este modelo servirá de guía que permite realizar un crecimiento ordenado de la colección de la biblioteca. Se mencionan los criterios a desarrollar.

De acuerdo con Gaudet & Lieber (1999) existe un método conocido como IOUPI, llamado así por sus iniciales, que es una propuesta práctica para la revisión crítica de las colecciones, son cinco criterios: I Incorrecto, con información falsa. O Ordinario, superficial. U Usado / deteriorado. P Pasado u obsoleto I Inadecuado.

Los criterios se definen por pares íntimamente relacionados entre sí, aunque también podrían utilizarse individualmente. Estos criterios son:

Criterios objetivos:

Obsolescencia puede ser de contenido y de formato

Redundancia y disponibilidad: la cobertura de la información en otras fuentes impresas o

electrónicas más actualizadas o más usadas.

Uso: cuando deja de usarse al faltar interés de los usuarios, por no usarse nunca.

Duplicados: son ejemplares múltiples de un mismo título y de una misma edición.

Criterios subjetivos:

Pertinencia del contenido temático: se tendrán en cuenta la adecuación del tema a los planes de estudio o a las líneas de investigación de la institución, la desactualización temática.

Calidad de la información: el prestigio del autor, la calidad de edición, la editorial.

Criterios materiales:

Espacio: se refiere a la facilidad de acceso, al aspecto de estanterías y espacio.

Estado físico: malas condiciones físicas y el aspecto general de la colección.

Sus opciones: dar de baja y sustituirlo por nuevo, constatando su uso e interés, tomar medidas de conservación o restauración y la sustitución por otro soporte.

Valor histórico del material bibliográfico.

Es recomendable que éste proceso se lleve a cabo de forma sistemática y continua, conforme a las necesidades de cada biblioteca de manera que no se obstaculicen los servicios que diariamente ésta ofrece. 

Todo proceso metodológico debe ser evaluado con la finalidad de corregir errores que hayan surgido durante la aplicación del mismo, y con ello tener una mejor calidad de aplicación en futuras intervenciones. 

Las evaluaciones nos ayudan a determinar recursos humanos, materiales, monetarios, etc. Y con ello se pueda trabajar con la menor cantidad de errores o contratiempos, en cuanto a los recursos humanos, las evaluaciones nos benefician porque podemos determinar la capacidad que tiene cada persona para ciertas temáticas y con ello se puede hacer una selección de las que cumplan con el perfil más adecuado, en este caso, de realizar el expurgo. 

Dicha evaluación arroja aspectos importantes como lo es optimizar las selecciones y adquisiciones de nuevos volúmenes, además, con esta técnica se puede llevar a cabo un control interno de las siguientes actividades, ya sea un nuevo expurgo o alguna actividad específica. 

Conclusión.

Así como las bibliotecas tienen constantes cambios de infraestructura para la calidad de los servicios de la misma, es fundamental realizar el proceso de descarte con la finalidad de que la información o documentos que ésta ofrece sean de calidad, actualizados y que puedan cumplir con los requerimientos y necesidades de los usuarios.

Es de suma importancia que el personal bibliotecario conozca a profundidad dicho proceso, debido a que el descarte es un proceso que requiere mayor atención, y experiencia en los temas, de lo contrario se podría perder o descartar información valiosa, o de otro modo, seguir exhibiendo volúmenes que no cuentan con las exigencias de objetivos que tiene la temática de la biblioteca.

Anexos.